Få mere tid til det, der betyder noget med Trine Kolding

Få mere tid til det, der betyder noget med Trine Kolding


Abonnér gratis i iTunes

Guide: Lyt nemt til podcasten på din telefon

 

Vi kender alle følelsen af, at tiden smuldrer mellem vores fingre på arbejdspladsen og i dagligdagen med familien. Vi føler os presset på tid, og vi ønsker os mere tid til at kunne udføre alle dagens opgaver.

I dag er Trine Kolding med til en snak omkring tid, effektivitet og planlægning, som hun har arbejdet med de sidste 17 år. Trine laver tidscoaching for ledere, medarbejdere og børnefamilier, og hun har skrevet flere bøger omkring emnet. Desuden underviser hun og udgiver nyhedsbreve, som kan tilmeldes på Trines hjemmeside (link nederst i artiklen).

 

Ting tager tid og mennesker tager tid

Mange føler sig effektive og produktive, når det kan måles og vejes, f.eks. når papirbunken på skrivebordet forsvinder, men der er rigtig mange ting i dyrlægers hverdag, der ikke kan måles, herunder samtalen med hundeejeren, hvilket ofte trækker ud.

Det er en del af jobbet at være serviceminded, og det skal opkvalificeres, så der sættes tid af til det. Herved opstår ikke fornemmelsen af at tiden forsvinder mellem konsultationerne.

Samtidigt er der en vis uforudsigelighed i jobbet som dyrlæge, og ofte forekommer uventede opgaver, som skal løses. Disse opgaver opfattes som tidsrøvere, derfor skal de tænkes ind i planlægningen af arbejdsdagen.

 

Vi ønsker os mere tid!

Trine stiller spørgsmålet: ”Hvad ønsker vi os mere tid til?” Det er vigtig at vide, hvad man præcis ønsker sig mere tid til, og hvor meget tid man ønsker sig. Dernæst skal man tænke over, hvor kan jeg frigøre den tid? Små justeringer i dagligdagen kan samlet set frigøre ret meget tid, til det man ønsker sig mere tid til.

 

Ransag hverdagen og arbejdsrutinerne

De fleste kan sagtens finde steder i hverdagen, hvor opgaver kan gøres smartere, hurtigere og mere effektivt.

Et konkret eksempel kan være, hvordan e-mail indbakken håndteres. Trine henviser til et dansk studie, der viser, at vi gennemsnitlig har fat i den samme e-mail 7 gange, inden den afsluttes. Hver gang e-mailen åbnes, bruges der tid på at orientere sig i den, og den bliver ikke afsluttet, fordi der ikke er tid lige nu (flere konkrete eksempler kan høres i podcast).

Mange opgaver på skrivebordet håndteres ofte sådan, hvor der bruges tid på at sætte sig ind i opgaven – en såkaldt indløbstid, og den tid skal igen bruges, når der vendes tilbage til opgaven, og derigennem bruges der dobbelt tid på opgaven.

 

”Gør det nu”-princippet

Princippet går ud på, at alle opgaver, der tager 2 min eller derunder, skal gøres med det samme! Herved undgår man gentagende gange at spilde den tid, der er blevet brugt på at sætte sig ind i opgaven.

 

Lav ”hjernekroge”

Hvis det vurderes, at opgaven ikke kan løses inden for kort tid, kan der laves stikord til opgaven – det kalder Trine for hjernekroge. Dette nedsætter indløbstiden, når man vender tilbage til opgaven, og det bliver hurtigere at sætte sig ind emnet igen. Derudover skal man minimere antallet af steder, hvor ufærdige opgaver nedskrives, f.eks. kan opgaver samles i en elektronisk kalender, herved vil hjernen have nemmere ved at overskue det og samtidig sættes der tid af til opgaven.

 

Sæt tid af til opgaven

Man skal sætte tid af til opgaven i sin kalender og dedikere sammenhængende tid, så løses opgaven hurtigere og mere effektivt. Det er især vigtig, når mere koncentrationskrævende opgaver skal løses, som opdatering af fagligviden. Trine mener, at fagligopdatering, er en del af dyrlægens arbejde, og derfor burde det være en del af arbejdstiden. Ved at anvende ovenstående teknikker, kan tid frigives og anvendes til dette formål.

 

Opgaver uden deadlines bliver sjældent løst

Der skal tages stilling til, hvornår en opgave skal være løst, for hvis den bare kommer i bunken med gode intentioner, er der stor risiko for, at den ikke bliver løst.

 

Sæt uret og konkretisere opgaven

Ved større og diffuse opgaver, der er svære at komme i gang med, kan det være en fordel at sætte et ur i 15 min og brainstorme ideer og brudstykker, hvor rækkefølgen kan skabes senere. Det er en arbejdsproces, der er med til at konkretisere opgaven, og det giver specifikke ting at gå i gang med.

Det kan anvendes til større skriftlige opgaver, men også hvis man har en intention om at få læst op på et stort emne. Her er det en fordel at bryde opgaven op i mindre dele og konkretisere læsningen i tema og emner, hvorved det gøres mere overskuelig for hjernen, samt er det nemmere at vende tilbage til uden for meget indløbstid.

 

Opsummering af gode råd

  • Tag ansvar for at frigive tid
  • ”Gør det nu”- princippet
  • Sæt tid af til opgaven
  • Lav stikord/hjernekroge til større opgaver
  • Deadlines skaber fremdrift
  • ”Sæt uret”-taktik
  • Bryd større opgaver op i mindre bidder og gør dem konkrete

For flere konkrete eksempler henvises til podcasten.

 

Relevante links

  • Bøger:
    • ”Kend din tidstype og få styr på planlægningen”
    • ”Den effektive leder –  succes med en 40 timers arbejdsuge”
    • ”Førstehjælp til travle medarbejdere – tag den tid, du har brug for”
    • ”Få styr på tiden – sådan bliver du mere effektiv”
    • ”Overskud i familien – 149 konkrete tips til mere familietid i hverdagen”
    • ”Førstehjælp til travle børnefamilier – bedre balance i hverdagen”

Nyhedsbrev for dyrlæger

Avanceret faglig viden, fakta-ark og inspiration til dyrlæger, der vil udvikle sig uden at det bliver på bekostning af familien og tiden med patienterne i klinikken. Tilmeld dig nyhedsbrevet og få: - Interviews med fag-eksperter - Hurtige fiduser til en mere effektiv hverdag - Inspirerende historier fra andre dyrlæger som os