Skab engagement og motivation med LEAN-tavlemøder -Susanne Pejstrup

Skab engagement og motivation med LEAN-tavlemøder med Susanne Pejstrup

Abonnér gratis i iTunes

Guide: Lyt nemt til podcasten på din
telefon

 

LEAN betyder ”slank”. Det er et værktøj til effektivisering og vedvarende udvikling af en virksomhed. Mange dyreklinikker er mellemstore virksomheder, hvor netop tavlemøder efter LEAN-princippet vil fungere godt. Konsulent og agronom Susanne Pejstrup er ejer og leder af firmaet LEAN Farming. Hun har i mange år rådgivet om LEAN indenfor landbruget, men også dyrlæger og dyreklinikker har modtaget hendes hjælp.

 

Tavlemødet

Tavlemødet er et værktøj, der virker godt i dagligdagen. Susanne forklarer, at det er et godt sted at starte med LEAN metoden. Det skal udføres systematisk og ofte – helst en gang i ugen. Tavlemøderne må bestå højst af 6-8 mennesker, der skal være en fast tid og sted for mødet, og det må ikke tage mere end 15 min. Medarbejderne skal være stående for at skabe dynamik, og alle skal tale og være fokuseret på mødet.

Susanne understreger, at det er vigtigt at overholde reglerne for tavlemødet, for ellers begynder det at skubbe med andres arbejdsdag, og det spilder deres tid. Hvis tiden ikke kan overholdes, kan man sætte et ur til 15 min og slutte mødet, når uret ringer. På den måde bliver man trænet i at gøre det kort. For at få møderne til at fungere er det vigtigt at lederen bakker op omkring det, og det er vigtigt at alle møder gennemføres til tiden uanset hvad.

 

Dagsorden for tavlemødet:

  1.     Planlægning af næste uge
  2.     Hvad gik godt i sidste uge
  3.     Målstyring
  4.     Spild og forbedringsforslag

 

1. Planlægning af næste uge

Første punkt på dagsorden er planlægning af næste uge, og det må højest tage 3 min. Her nævner man kun ekstraordinære ting, som vedrører alle i klinikken, for ikke at spilde andres tid. Susanne foreslår, at inddele tavlen i 7 dage med alle medarbejderes navne. Ud fra navnene kan korte meddelelser skrives på, så man skaber en hurtig oversigt.

 

2. Hvad gik godt i sidste uge?

Alle medarbejdere skal sige noget godt om den foregående uge. Det italesættes, hvad man kan lide, og hvad man er glad for. Det giver mulighed for at rose hinanden, og det træner medarbejderne i at tænke på en positiv måde. Susanne siger, at det kan være svært i starten. Et eksempel på ros kan være: ”Jeg var glad for, at du hjælp mig i operationen i tirsdags”.  På den måde kan man på en positiv måde fremme en opførsel, som man ønsker.

 

3. Målstyring

Punktet skal deles op i yderligere 3 punkter:

  • ”Stay on track”
  • Fokusområder
  • Systematisk håndtering af afvigelser

”Stay on track” er et punkt, hvor man kigger på nøgletal eller resultatopgørelser, f.eks. antal klienter. Det er vigtigt, at tallene er opdateret inden mødet.

Fokusområder kan være problemer, man vil have løst. Nogle medarbejdere udarbejder en handlingsplan for problemet, som man sætter fokus på i 3 måneder. Gennem perioden skal man forsøge at måle på det, for at se om der er sket en forbedring.

Ved systematisk håndtering af afvigelserne kan man finde frem til årsagen og få rettet fejlen. Susanne siger, at fejlen skal markeres på en tavle eller liste, som er i prioriteret rækkefølge. Nu er det vigtigt at finde frem til den reelle årsagen. En måde at gøre det på er at spørge ”hvorfor” 5 gange,  på den måde kan man finde frem til en evt. brist i proceduren. Susanne og Søren gennemgår et eksempel på det i podcasten. Hvis man ikke helt kender årsagen, kan man prøve en løsning af, der bliver revurderet til næste tavlemøde. Hvis det virker, implementeres det.

 

4. Spild og forbedringsforslag

I løbet af ugen kan medarbejderne sætte post-it op med ting, der ikke fungerer og forbedringsforslag til det. Forbedringerne kan også tage udgangspunkt i fokusområderne, f.eks. klinikken har for mange postoperative sårinfektioner. Proceduren skal ses igennem, for at se om noget kan laves anderledes. Til tavlemødet bliver forbedringsforslag til operationsproceduren gennemgået med en fast rutine – mål, hvad har vi gjort, hvad skete der, hvad er næste trin.

Det er vigtigt at mødet kun bliver et sted, hvor man afrapporter, hvor selve arbejdet foregår ved siden af mødet for ikke at trække det ud.

 

Hvad er effekten af tavlemøderne?

Tavlemøderne er meget struktureret, det medfører, at man hurtigt og effektivt kommer igennem punkterne for mødet. Det er et dynamisk møde, hvor kun det, der vedrører alle tages op, så ingen spilder deres tid. Susanne fortæller, at møderne giver medarbejderne en mulighed for rose hinanden og arbejde systematisk med forbedringsforslag, hvilket hele tiden kan give små forbedringer i klinikken.

 

Vil du have mere om LEAN i podcasten?

Fortæl os hvad du synes og hvad du har udfordringer med i kommentarfeltet lige herunder.

 

Relevante links

Susannes informationer:

 

Nyhedsbrev for dyrlæger

Avanceret faglig viden, fakta-ark og inspiration til dyrlæger, der vil udvikle sig uden at det bliver på bekostning af familien og tiden med patienterne i klinikken. Tilmeld dig nyhedsbrevet og få: - Interviews med fag-eksperter - Hurtige fiduser til en mere effektiv hverdag - Inspirerende historier fra andre dyrlæger som os