Brug mindre tid og energi på dårlige betalere med service og smarte flows med Maximilian Frimmer

Brug mindre tid og energi på dårlige betalere med service og smarte flows med Maximilian Frimmer

Abonnér gratis i iTunes

Guide: Lyt nemt
til podcasten på din telefon

 

Dårlige betalere kan komme til at koste din klinik mange penge, hvis de ikke bliver fulgt op på med det samme.

Maximilian Frimmer er medejer af virksomheden Likvido. De hjælper små og mellemstore virksomheder i Danmark med at spare tid og automatisere, f.eks. fakturering, udsendelse af påmindelser, rykkere og inkasso.

Er du også frustreret over tidskrævende manuel administration – Maximilian giver her tricks til at automatisere hverdagen med nemme flows, der sparer dig tid.

 

Dårlige betalere

Sandsynligheden for, at en regning bliver betalt, falder med 1% pr. dag efter forfaldsdatoen. Derfor er det vigtigt, at vi følger hurtigt op på en ubetalt regning.

Maximilian fortæller, at man kan dele dårlige betalere op i 3 kategorier:

  • Dem, som ikke kan betale
  • Dem, som ikke vil betale
  • Dem, som glemmer at betale

Det gælder om at ligge øverst i bunken, hos de kunder, der ikke kan betale og tilbyde en afdragsordning, fordi de også får rykkere andre steder fra.

Dem, som ikke vil betale, er ofte klienter, der har spørgsmål til en faktura, er utilfreds med forløbet eller har fundet en fejl på fakturaen. Vender du først tilbage til dem flere måneder efter, kan du ikke huske, hvad det gik ud på, hvilket gør det svært at udbedre fejlen.

 

Gør regningen forståelig

Klienten skal kunne identificere alle udgifter på regningen, og den skal være skrevet i et sprog, som klienten forstår.

Ved klienten ikke, hvad regningen dækker over, vil/kan de heller ikke betale den.

 

Gør det muligt at betale digitalt

Det skal gøres muligt at betale med kreditkort eller Mobilepay, samt kommunikationen skal foregå digitalt over sms eller e-mail.

Ved digital kommunikation kan du sende en sms eller e-mail med et link til betaling af regningen med kreditkort eller Mobilepay. Det gør det nemt, for klienten at betale på farten, herved ender regningen ikke i bunken med de andre regninger.

 

Skab selvservice løsninger

Nogle kunder er flove over, at de ikke kan betale, og der ligger en stor mental barriere i at ringe til en person og fortælle, at man ikke har pengene. Det er mindre konfliktfyldt at skabe en selvservice løsning, hvor kunden online selv kan lave en afdragsordning.

Maximilian understreger, at vi skal tage udgangspunkt i, at klienten ikke forsøger at flygte fra regningen. Ofte er dyrlægeregninger store uforudsete udgifter. På den måde bevarer vi også den gode relation.

 

Forebyggelse

Det er vigtigt, at vi snakker om prisen tidligt i forløbet og ved længere forløb, giv gerne prisestimater. Det er også god kundeservice at oplyse om prisen inden og undervejs.

Maximilian mener, at den enkelte klinik skal have en standard politik om, hvordan de håndterer store regninger, så det ikke er den enkelte medarbejder i situationen, der skal finde på, hvordan det skal håndteres.

Ved store regninger kan man spørge ind til, hvordan kunden vil betale og sikre, inden du begynder at lave et stykke arbejde, at personen er kreditværdig. Derudover kan du sørge for at få betaling på stedet.

Maximilian’s grundregel

  • Nye kunder skal betale med det samme
  • Faste kunder, der normalt betaler sine regninger, kan få kredit.

 

Automatiser hverdagen

Der er flere muligheder for at automatisere hverdagen, f.eks. daglig opdatering om ubetalte regninger. Normalt vil man logge ind på netbank og se hvem, der har betalt og registrere det i systemet manuelt. Tjekker du kun netbank en gang i måneden, vil du ikke kunne lave en hurtig opfølgning på de ubetalte regninger.

Du kan lave et flow i systemet, der dagligt opdaterer systemet med ubetalte regninger. Herefter et flow, der sender en venlig reminder 2 dages efter regningens forfald. Det kan sendes på en e-mail eller sms med et link, hvor klienten kan betale. Det sender et signal om, at betalingsdatoen, har en betydningen.

Du kan også sende en påmindelse med et betalingslink, før regningen skulle være betalt. Det opfatter de fleste klienter som god kundeservice.

Reagerer kunden ikke på din henvendelse, er Maximilians anbefaling, at man sender en rykker på 100 kr. Herefter venter man i 5 dage og sender en ny venlig påmindelse. Bliver regningen stadig ikke betalt, sendes endnu en rykker på 100 kr. Reglerne er, at man må sende op til 3 rykkere på 100 kr. med 10 dage imellem hver rykker.

Giv evt. et kald mellem rykker 1 og rykker 2 og få systematisk fulgt op på det minimum en gang i ugen.

 

Likvido’s rolle

Livido har en løsning, der er gratis at bruge. De kan håndtere hele automatiseringen af systemet eller give en delvis løsning. Det afhænger også af, hvilket system man har, fortæller Maximilian.

Livido er integreret med e-conomic og dinero, og billy, der er online baseret regnskabssystemer. Anvender klinikken en af ovenstående systemer, kan det automatiseres på få minutter. Det er ikke et krav, at du skal bruge en af de 3 systemer, det gør det bare nemmere at bruge hele processen på en automatisk måde, fortæller Maximilian.

Leverer Livido hele systemet, kan de automatisere rykkere og påmindelser. Hvis det ikke fører til betaling, tilbyder de også inkasso. Livido’s indkomst er rykkergebyrerne. Nogle virksomheder bruger dem også kun til inkasso uden gebyr og binding.

Maximilian fortæller, at det er en nem løsning at komme i gang med uden binding til systemet.

 

Relevante links

 

Relevante podcast

Nyhedsbrev for dyrlæger

Avanceret faglig viden, fakta-ark og inspiration til dyrlæger, der vil udvikle sig uden at det bliver på bekostning af familien og tiden med patienterne i klinikken. Tilmeld dig nyhedsbrevet og få: - Interviews med fag-eksperter - Hurtige fiduser til en mere effektiv hverdag - Inspirerende historier fra andre dyrlæger som os